Nova sede conta com infraestrutura moderna para proporcionar ambiente de trabalho mais digital, além de integração da comunicação
Vivendo a sua própria transformação digital, a TOTVS investiu R$ 35 milhões na infraestrutura de TI de sua nova sede de mais 65 mil m², na Zona Norte de São Paulo, além de integrações de comunicação mais modernas entre todas as suas filiais. Muito mais do que criar um local com open space – grandes áreas de trabalho, sem divisórias – que prioriza o compartilhamento de conhecimentos, a empresa viu a necessidade de criar um verdadeiro parque tecnológico para incentivar planos e ideias inovadoras.
Reunir mais de 3,2 mil profissionais em um mesmo espaço exigiu um planejamento rigoroso da equipe de TI e a mudança foi dividida em fases. Instalados no novo local de trabalho, os funcionários encontraram um ambiente totalmente digital. No lugar do tradicional telefone, por exemplo, uma plataforma de comunicação unificada que engloba chamadas de telefone via Internet (VoIP) e um recurso de videoconferência.
Para viabilizar essa comunicação mais digital, a TOTVS investiu em 3700 monitores Bematech com câmera e headsets para todos os colaboradores. Hoje, é possível fazer uma reunião, via vídeo chamada, da própria mesa. De qualquer forma, se necessário, os profissionais da companhia têm à disposição 121 salas de reunião equipadas com telas profissionais de 32” a 70”, câmeras e conectores para videoconferência.
Já o Espaço Arena conta com 32 salas dedicadas ao relacionamento e colaboração com clientes e mercado. Os ambientes têm monitores touch screen de 70″, recursos de captação de imagens para conferências via web, processador digital de áudio e amplificadores. Há também um espaço reversível que integra três salas com sistema de projeção e telão, microfones sem fio e sonorização e todos recursos são controlados via tablet graças a um software inteligente de automação.
Uma novidade do novo prédio é o teatro com capacidade para 250 pessoas. A ideia é usá-lo não só para eventos da TOTVS, mas também apresentações culturais e por isso, foi instalado um aparato robusto com; uma estrutura de imagem com dois projetores e telão de 8m x 3m; equipamentos para videoconferência; sistema de som com três processadores digitais de áudio, amplificadores, duas caixas line array, quatro caixas acústicas para retorno de palco e cabine e 20 caixas acústicas para foyer; microfone sem e com fio; cinco monitores para retorno de palco e foyer; controle por automação via tablet e cabine de tradução simultânea.
A conectividade também ganhou um reforço especial, afinal, são mais de 4 mil pessoas por dia circulando no prédio. As redes Wi-Fi foram separadas, uma para uso interno e outra para visitantes, também utilizada para conectar celulares e/ou notebook particulares. Também foi implementada uma solução de MDM para gerenciamento de dispositivos móveis que assegura ainda mais segurança a rede e as informações corporativas da empresa. O prédio conta ainda com 6600 pontos de rede.
Para suportar toda essa infraestrutura, foram criadas 26 salas técnicas, duas em cada andar de ambos os dois blocos. O objetivo desses espaços, além dar assistência aos funcionários, é garantir a completa conexão, 24 horas por dia, com data center da TOTVS – são dois links de alta conectividade e redundância.
“A nova sede é a concretização da digitalização da própria TOTVS. Foi um desafio reunir todos funcionários, com dinâmicas e horários de trabalho diferentes, em um único prédio e assegurar que no primeiro dia deles estivesse tudo funcionando. Além disso, teve uma questão cultural, todos tiveram que se adaptar a não ter telefone na mesa, por exemplo. Mas como as mudanças foram positivas, foi um processo rápido e tranquilo”, afirma Mara Maehara, CIO da TOTVS.
Outro ponto importante foi o descarte dos equipamentos do antigo endereço. O que estava em bom estado foi doado ao Instituo de Oportunidade Social (IOS) que oferece cursos profissionalizantes para jovens carentes e com necessidades especiais. Já para aparelhos inutilizados, a empresa se preocupou em dar um destino correto, eles foram recolhidos por uma entidade especializada em reciclagem de eletrônicos.
